Lehrende kontaktieren
Wie kontaktiere ich Lehrende?
Wenn du bereits weißt, wann du fehlen wirst, ist es sinnvoll, dich rechtzeitig an deine*n Dozierenden zu wenden. Wenn du längere Anliegen besprechen möchtest, ist es auch sinnvoll, um einen Termin zu bitten. Unsere studentischen Berater*innen haben hier einige Tipps zusammengetragen, wie du deine Dozierenden kontaktieren kannst.
Kontakt durch Mail
Anrede
o Sehr formell und bei der ersten Kontaktaufnahme:
Sehr geehrter
Herr Professor xxx / Sehr geehrte Frau Professorin xxx
Weniger formell: Sehr geehrter Herr xxx /
Sehr geehrte Frau xxx
Beim häufigen Kontakt und einem persönlichen Umgang: Lieber Herr xxx /
Liebe Frau xxx
o Bei mehreren Personen immer die Person mit dem höchsten akademischen Titel zuerst nennen: Sehr geehrte Frau Professorin xxx, sehr geehrter Herr Dr. xxx
o Der Vorname gehört nicht in die Anrede
o Keine informellen Grußformeln wie Hallo, Moin, Guten Morgen oder Guten Abend etc.
o Den Namen der/des Lehrenden richtig schreiben!
o Optional bei einer E-Mail an mehrere Empfänger*innen:
In
gendergerechten Sprache Ansprachen gestalten (vor allem, wenn nicht bekannt, welches Geschlecht die
angesprochene Person hat)
Guten Tag / Sehr geehrtes Team (Name) / Sehr geehrte Beschäftigte / …
Sprache und Ausdruck
o Kurz und bündig, verständlich, sachlich
(oft wird es empfohlen,
das Anliegen in weniger als fünf Zeilen zu formulieren)
o Keine (oder möglichst wenige) orthografischen Fehler
o keine Emoticons – eventuell nur beim sehr persönlichen Umgang, dann sollen sie jedoch in den Kontext passen
o Keine Umgangssprache, sondern formell
o Die Anredepronomen großschreiben (Könnten Sie bitte … / Kann ich am Montag in Ihre Sprechstunde kommen …)
o Höflich bleiben – Aufforderungen vermeiden und stattdessen Wünsche und Anfragen höflich formulieren (Könnten Sie bitte…, Würde es Ihnen etwas ausmachen, wenn…)
o Bitte um schnelle Antwort höflich formulieren (Für Ihre Antwort bedanke ich mich schon einmal im Voraus. / Vielen Dank im Voraus für die ergänzenden Informationen. / Vielen Dank im Voraus für Ihre Mühe. etc.)
o Grußformel:
Beim seltenen Kontakt: Mit freundlichen Grüßen
(nicht als MfG abkürzen!)
Beim häufigen Kontakt und einem persönlichen Umgang: Mit besten Grüßen
/ Mit bestem Gruß / Beste Grüße
Liebe Grüße (LG) vermeiden
o Die E-Mail mit dem vollständigen Namen beenden
Weitere Empfehlungen und Tipps
o Die Betreffzeile immer ausfüllen – möglichst konkret und aussagekräftig
o Am besten die Uni-Mailadresse nutzen, die Dozierenden können so besser einschätzen, wer sich an sie wendet, und die Wahrscheinlichkeit ist geringer, dass die Nachricht im Spam-Ordner landet. Außerdem vermeidet man, sich eventuell mit einer albern klingenden persönlichen Adresse zu blamieren. Literaturtipp zum weiteren Reinlesen und Reindenken in die Thematik der gendergerechten Sprache: https://geschicktgendern.de.
o Sich selbst vorher auf der Website oder in der Sprechstunde des Studienbüros über die Regelungen informieren. Eine E-Mail, die den Eindruck macht, dass die Studierenden sich selbst schon mit der Lösungssuche auseinandergesetzt haben, kommt besser an.
o Bei größeren Problemen beim Studienbüro oder einer Beratung der Universität nachfragen, wie man vorgehen soll
o RECHTZEITIG fragen und daran denken, dass E-Mails auch erst nach einer oder zwei Wochen beantwortet werden können und dass es vielleicht auch Fristen gibt, die rechtlich festgelegt sind und sich nicht ändern lassen, wenn sie erst mal überschritten sind
Beispiel E-Mail:
Betreff: Fehlzeit im Seminarblock vom 06.08.–07.08.2019
Sehr geehrte(r) (Frau/Herr) Prof. Dr. Alexis Luan,
hiermit möchte ich Sie darüber informieren, dass ich bei dem kommenden Blockseminar vom 06.08.–07.08.2019 leider nicht teilnehmen kann. Kann ich bitte am kommenden Montag, den 12.08. zu Ihnen in Ihre Sprechstunde kommen, um mit Ihnen zu besprechen, welchen verpassten Stoff ich nachholen sollte?
Ich bitte um Verständnis und Rücksichtnahme für meine Abwesenheit.
Mit freundlichen Grüßen
Lei Ying
Beispiel Gesprächsleitfaden für ein formelles Gespräch mit Lehrenden:
Anrede: (Schönen) guten Tag! Guten Morgen! Guten Mittag!
Ich möchte gerne über (Thema) sprechen. Haben Sie kurz Zeit für mich und mein Anliegen?
Falls Nein: Wäre es möglich, zu Ihnen in Ihre Sprechstunde zu kommen?
Außerdem möchte ich gerne noch erwähnen, dass …
Ende: Ich danke Ihnen recht herzlich für Ihre Zeit. Bis demnächst (und einen schönen Tag wünsche ich Ihnen noch.)