Einladung und Willkommenszeichen
Eine OE zu organisieren umfasst viele Aufgaben und bedeutet viel Arbeit für die Beteiligten. Eine Aufgabe, die aus Diversitätsperspektive eine besonders wichtige Rolle spielt, manchmal aber nicht genug Aufmerksamkeit erhält, ist die Einladung und entsprechende Informationen über die OE. Habt ihr euch schon mal gefragt, ob die Informationen zur OE alle erreichen? Gibt es an eurem Fachbereich Kenntnisse darüber, wie viel Prozent der neu zugelassenen Studierenden an der OE teilnehmen? Sind die Gründe bekannt, warum Studierende nicht teilnehmen?
Um die Teilnahme an der OE für möglichst viele zu ermöglichen, ist es wichtig:
- rechtzeitig und verständlich über die OE informieren,
- Offenheit für individuelle Bedürfnisse und Nachfragen zu signalisieren (Willkommenszeichen).
Rechtzeitige und verständliche Informationen über die OE
Damit möglichst alle neuen Studierenden eures Fachbereichs an der OE teilnehmen und eure Unterstützung erhalten können, müssen alle rechtzeitig vor der OE über Zeit, Ort, Ablauf und Inhalte informiert werden.
- Die Teilnahme an der OE ist freiwillig. Sie findet vor dem offiziellen Studienbeginn statt und es erfolgt keine offizielle Einladung durch die Universität. Viele Studierende wissen schlicht und einfach nicht, dass es die OE gibt bzw. warum es wichtig ist, daran teilzunehmen.
- Viele Studierende haben falsche Vorstellungen, denken, es wären Vorträge, wissen nicht, dass sie ihre Mitstudierenden kennenlernen und welche Bedeutung das hat. Deshalb ist es auch wichtig, dies genau zu erklären.
- Die rechtzeitige Information ist wichtig für alle, die vorausschauend planen müssen. Zum Beispiel für Eltern, die Kinderbetreuung organisieren müssen, für internationale Studierende, die Visa beantragen müssen, oder für erwerbstätige Studierende, die ihre Arbeitszeiten abstimmen müssen. Für viele Studierende wird die Teilnahme an der OE überhaupt erst möglich, wenn sie rechtzeitig davon erfahren und die Teilnahme planen können.
Generelle Informationen über die OE
Generelle Informationen über die OE sollten ganzjährig auf der Website zur Verfügung stehen. Dazu gehört eine Erklärung, was die OE ist, wie sie abläuft, welche Inhalte angeboten werden. Das Datum der Woche vor Vorlesungsbeginn steht normalerweise ein Jahr im Voraus zur Verfügung und kann ganzjährig angegeben werden. Zur Veranschaulichung können OE-Pläne oder eine Videoaufzeichnung der Begrüßungsveranstaltung von der letzten OE online gestellt werden. Je nach Möglichkeiten könnte auch ein kurzer Erklärfilm über die OE erstellt werden.
Die Website über die OE sollte barrierefrei sein (Barrierefreie Medien) und die generellen ganzjährigen Infos sollten nicht nur auf Deutsch, sondern auch auf Englisch zur Verfügung stehen. Internationale Studierende beschäftigen sich ca. ein ganzes Jahr im Voraus mit der Planung des Auslandsstudiums und der Studienbewerbung. Deshalb haben sie beim Besuch eurer Website noch nicht das C1-Sprachniveau erreicht, um alle Informationen problemlos auf Deutsch zu verstehen.
Einladung zur OE
Für die meisten Studienfächer enthält die E-Mail, mit der der Zulassungsbescheid versendet wird, einen Hinweis zur OE (genauer: zur Website www.uni-hamburg/oe), neben vielen weiteren Infos, Links und Informationen. Das kann leicht überlesen werden.
Es ist deshalb wichtig, die neuen Studierenden des eigenen Fachbereichs zusätzlich mit einer E-Mail zur OE einzuladen. Am AAI werden beispielsweise pro Studiengang Einladungsschreiben versendet. Die für die OE zuständige Ansprechperson an eurem Fachbereich kann euch informieren, wie die Einladung bei euch abläuft. Es besteht sicherlich entweder die Möglichkeit, als OE-Team Anregungen für mögliche Verbesserungen der Einladung vorzuschlagen, oder die Möglichkeit, dass über den Fachbereich eine zusätzliche Einladung des OE-Teams versendet wird.
Die Einladung sollte:
- verständlich erklären, worum es bei der OE und in den einzelnen Programmpunkten geht,
- Ort (mit Adresse und Anfahrt), Termine mit Uhrzeit, einen groben Ablauf und den Hinweis auf das Online-Programm mit den Details enthalten,
- kurz nach der Zulassung (z. B. Ende August fürs WiSe) versendet werden, und kurz vor der OE sollte noch einmal eine Erinnerung erfolgen
- eine Kontaktmöglichkeit für Fragen anbieten,
- auf diversitätssensible Sprache achten (Diversitätssensible Sprache) und wenn möglich, Willkommenszeichen enthalten (siehe unten).
Hier findet ihr ein Beispiel der Afrikanistik aus dem Jahr 2017
Aktuelles Wochenprogramm für die OE veröffentlichen
Idealerweise sollten die OE-Programme ab dem Zeitpunkt des Versands der Zulassungen an die neuen Studierenden bereits auf der Website zur Verfügung stehen. (Für ein WiSe ca. Mitte August) Häufig wird mit der OE-Planung erst Mitte/Ende Juli begonnen, sodass Ende August/Anfang September die endgültigen OE-Programme veröffentlicht werden können.
Uhrzeiten und Dauer der Veranstaltungen angeben
Wichtig ist auch, Anfang und Ende der einzelnen Veranstaltungen vorab anzugeben und auch einzuhalten. Evtl. können Studierende aufgrund der Kinderbetreuung, Terminen bei Behörden oder zur Wohnungssuche oder aus gesundheitlichen Gründen nicht an allen Veranstaltungen teilnehmen, aber aufgrund von verlässlichen Angaben wird die Teilnahme an den wichtigsten Veranstaltungen organisierbar.
Kontaktmöglichkeiten vor der OE
Alle neuen Studierenden sind unsicher, machen sich häufig Sorgen und wünschen sich eine Ansprechperson für Fragen. Sowohl auf der OE-Website als auch in der OE-Einladung sollte eine Kontaktmöglichkeit angegeben werden, um die Möglichkeit zu haben, im Vorfeld der OE organisatorische Fragen stellen zu können, die für die Teilnahme an der OE wichtig sein können.
Selbstverständlich muss dann sichergestellt werden, dass es auch Personen gibt, die Zeit haben, regelmäßig und zuverlässig zu antworten. Es kann eine E-Mail-Adresse oder ein Kontaktformular auf der OE-Website eingerichtet werden und die Aufgabe des Antwortens kann z. B. im Schichtsystem Tage- oder wochenweise im Team aufgeteilt werden.
Verschiedene OEs bieten eine Facebook-Gruppe als ein Forum an, sowohl bevor die OE losgeht und während der OE. Dies kann eine gute Ergänzung sein, sollte aber nicht die einzige Kontaktmöglichkeit sein, da viele Studierende Facebook nicht nutzen.
Willkommenszeichen
Willkommenszeichen bedeuten, dass seitens der Organisation (z. B. auf der Website, auf Flyern, in der Einladung etc.) die Offenheit für die Vielfalt der Teilnehmenden von Veranstaltungen deutlich gemacht und Bereitschaft signalisiert wird, dass auf individuelle Bedürfnisse eingegangen wird.
Für die OE bedeutet dies,
- einen entsprechenden Willkommenstext zu formulieren,
- über entsprechende Informations- und Unterstützungsangebote der Uni Hamburg selbst informiert zu sein und darauf hinzuweisen,
- evtl. auch eigene Angebote für eine bessere Barrierefreiheit zu organisieren.
Es macht für die angesprochenen neuen Studierenden einen großen Unterschied, ob sie sich von selbst trauen müssen, nach einem Entgegenkommen für die eigenen Bedürfnisse zu fragen, oder ob ihre Fragen und Bedürfnisse seitens der Organisation von sich auch bereits willkommen geheißen werden. Ideal wäre, es gäbe keine Barrieren, sodass sich niemand outen muss und Teilhabe für alle, immer und überall möglich ist. (siehe Barrierefreie Veranstaltungen)
Beispielformulierung
Wir haben für euch Beispielformulierungen erstellt. Dies ist als Anregung und Inspiration für eure eigenen Idee und Formulierungen gedacht. Wichtig ist, dass alle Angebote, die ihr macht, bei Bedarf auch eingehalten und organisiert werden können. Da die Einladungen einschließlich der Willkommenszeichen rechtzeitig verschickt werden sollten, ist es wichtig, sich schon frühzeitig Gedanken zu machen und abzustimmen.
Liebe neue Studierende,
herzlich willkommen an unserem Fachbereich! Wir wünschen euch einen guten Start in euer neues Studium und möchten euch mit unserer OE dabei unterstützen!
Uns ist es wichtig, dass alle neuen Studierenden an unserer OE teilnehmen können, und wir versuchen daher, unsere Veranstaltungen passend für euch und eure Bedürfnisse zu gestalten. All eure Fragen und Anliegen sind bei uns willkommen!
Auf unserer Internetseite findet ihr ca. 1 bis 2 Wochen vor Beginn der OE die wichtigsten Vorträge und Informationen online. Dort findet ihr auch Informationen zu dem Gebäude, den Räumen, den Toiletten und weiterer Infrastruktur der Uni Hamburg wie Wickelräume, Raum der Stille etc. (siehe Abschnitt Barrierefreie Veranstaltungen)
Expert*innen für die Belange von Studierenden mit Behinderungen oder chronischen Krankheiten findest du unter Studieren mit Behinderung. Die Mitarbeiter*innen bieten auch an, Gebäude und Räume bei einem Termin vor Ort vor dem Studienbeginn/vor der OE zu zeigen. Bitte einfach rechtzeitig melden.
Falls es für euch passt, seid ihr selbstverständlich zusammen mit euren Kindern willkommen. Solltet ihr eine Kinderbetreuung während der OE suchen, gibt es folgende Möglichkeiten an der Uni Hamburg:
deutschsprachige Website des Familienbüros
englischsprachige Website des Familienbüros
Es besteht auch die Möglichkeit, mobile Spielkisten auszuleihen. Zu allen Fragen rund ums Studieren mit Kind stehen das Familienbüro der Uni Hamburg sowie die UniEltern zur Verfügung.
Wir haben großes Verständnis, dass es nicht so einfach und oft auch sehr stressig ist, am Anfang des neuen Studiums alles in einer Fremdsprache zu verstehen.
Hier findet ihr ein deutsch-englisches Uni-Wörterbuch. Darin könnt ihr die Übersetzung vieler wichtiger Uni-Begriffe und Uni-Abkürzungen suchen.
Hinweis: Es besteht natürlich auch die Möglichkeit, ein eigenes zweisprachiges Glossar auf der OE-Website zu erstellen. Entweder sind die Übersetzungen im oben genannten Wörterbuch verfügbar oder die Mitarbeiter*innen des Übersetzungsbüros erstellen (bei rechtzeitiger Anfrage!) das Glossar für euch. Ein Beispiel für ein einsprachiges OE Glossar findet ihr hier.
All eure Fragen sind bei uns willkommen. Sprecht während der OE unser Team sowie die anderen neuen Studierenden einfach an, auf Deutsch oder Englisch. Alle helfen gern weiter!
Für alle, die neu in Hamburg oder neu an der Universität Hamburg sind, gibt es die Infobroschüre „To-dos für neue Studierende“ sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch: als PDF zum Download oder als webbasierte Version.
Wir freuen uns auf eure Teilnahme und falls ihr weitere Fragen habt, wendet euch gern jederzeit an uns.
Hinweis: Es besteht auch die Möglichkeit, das System von „Sprachnachbar*innen“ anzubieten: „Wir organisieren während der OE Sprachnachbar*innen für internationale Studierende. Was sind Sprachnachbar*innen? Es sind andere Studierende, deren Muttersprache Deutsch ist und die gern weiterhelfen. Du erkennst sie an einem Namensschild mit der Fremdsprache, die sie sprechen (meistens Englisch). Bei einem Vortrag oder einem Workshop setzt ihr euch als Nachbar*innen nebeneinander. Du kannst in den Pausen oder am Ende des Vortrags nachfragen, was du nicht ausreichend verstanden hast.“ Das System kann sehr hilfreich sein, denn die meisten Menschen fragen meistens nicht nach, weil sie sich nicht trauen oder nicht nerven möchten. Damit es wirklich funktioniert und hilft, muss es aber gut organisiert werden: Es muss am Anfang allen erklärt werden, es muss allen klar sein, dass es um Hilfe, nicht um Simultanübersetzungen geht, Studierende müssen sich freiwillig als Sprachnachbar*innen melden, die Namensschilder mit den Sprachen müssen gut sichtbar sein, die Vortragenden müssen informiert sein und darauf achten, dass Sprachnachbar*innen sich zu Beginn von Veranstaltungen nebeneinander setzen und regelmäßig kurze Pausen für Fragen und Antworten anbieten.